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Titolo
Text copied to clipboard!Pianificatore di Riunioni
Descrizione
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Stiamo cercando un Pianificatore di Riunioni altamente organizzato e proattivo per gestire e coordinare tutte le attività legate alla pianificazione di riunioni aziendali. Il candidato ideale sarà responsabile della gestione dei calendari, della prenotazione delle sale riunioni, della preparazione dei materiali necessari e della comunicazione con i partecipanti. Questa figura professionale svolge un ruolo cruciale nel garantire che le riunioni si svolgano senza intoppi, rispettando tempi e obiettivi prefissati.
Il Pianificatore di Riunioni lavorerà a stretto contatto con dirigenti, team interni e clienti esterni per assicurare che ogni incontro sia ben organizzato e produttivo. Sarà inoltre responsabile della redazione di verbali, della gestione delle agende e del follow-up post-riunione. È richiesta una forte attenzione ai dettagli, eccellenti capacità comunicative e la capacità di gestire più compiti contemporaneamente in un ambiente dinamico.
Le responsabilità includono anche la gestione delle piattaforme di videoconferenza, la risoluzione di eventuali problemi tecnici prima e durante le riunioni, e l’adattamento rapido a cambiamenti dell’ultimo minuto. Il candidato ideale avrà esperienza pregressa in ruoli amministrativi o di supporto organizzativo, con una buona padronanza degli strumenti digitali e delle tecnologie di comunicazione.
Offriamo un ambiente di lavoro stimolante, opportunità di crescita professionale e la possibilità di contribuire attivamente all’efficienza operativa dell’azienda. Se sei una persona precisa, affidabile e con un forte orientamento al problem solving, ti invitiamo a candidarti per questa posizione.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Coordinare e pianificare riunioni interne ed esterne
- Gestire calendari e disponibilità dei partecipanti
- Prenotare sale riunioni e attrezzature necessarie
- Preparare e distribuire materiali per la riunione
- Gestire piattaforme di videoconferenza
- Redigere verbali e riepiloghi delle riunioni
- Comunicare con i partecipanti prima e dopo l'incontro
- Gestire eventuali cambiamenti dell'ultimo minuto
- Assicurare la puntualità e l'efficienza delle riunioni
- Fornire supporto logistico e tecnico durante gli incontri
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma di scuola superiore o laurea
- Esperienza pregressa in ruoli amministrativi o organizzativi
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo
- Conoscenza delle piattaforme di videoconferenza (es. Zoom, Teams)
- Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
- Capacità di lavorare sotto pressione e rispettare le scadenze
- Attenzione ai dettagli e precisione
- Conoscenza dei principali strumenti informatici (Microsoft Office, Google Workspace)
- Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti
- Orientamento al problem solving
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Hai esperienza nella pianificazione di riunioni aziendali?
- Quali strumenti digitali utilizzi per organizzare incontri?
- Come gestisci i cambiamenti dell'ultimo minuto?
- Hai mai redatto verbali di riunione? Se sì, come li strutturi?
- Come garantisci la puntualità e l'efficienza delle riunioni?
- Hai familiarità con le piattaforme di videoconferenza?
- Come gestisci più riunioni contemporaneamente?
- Hai mai lavorato con dirigenti o clienti esterni?
- Come affronti problemi tecnici durante una riunione?
- Qual è il tuo approccio alla gestione del tempo?
